Eine Vorlage, die Sie sofort ausdrucken oder am Rechner ausfüllen können — mit Baustelle, Tätigkeit und Pause, weil ein Stundenzettel ohne Zuordnung zur Baustelle später niemandem hilft. Kein Formular davor, keine E-Mail-Adresse.
Die Vorlage
Kopfdaten einmal eintragen, dann leer ausdrucken für die Mappe im Auto — oder gleich am Rechner fertig ausfüllen. Beides ohne Anmeldung.
Nichts wird gespeichert und nichts übertragen — das Formular liegt nur in Ihrem Browser.
| Datum | Baustelle / Auftrag | Tätigkeit | Beginn | Ende | Pause | Stunden |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Summe der Stunden im Monat | ||||||
Beginn, Ende und Ruhepausen werden je Arbeitstag eingetragen. Die Aufzeichnung gehört zu den Unterlagen, die bei einer Kontrolle vorzulegen sind — auf Baustellen auch am Einsatzort.
Was hineingehört
Die meisten selbstgebauten Stundenzettel haben Datum und Stunden — und sonst nichts. Genau dann fehlt im Streitfall oder bei der Nachkalkulation das Entscheidende.
Nicht nur die Summe. Wer nur "8 Stunden" schreibt, kann bei einer Kontrolle nicht zeigen, wann gearbeitet wurde — und im Streit über Überstunden nicht, ob Zuschläge fällig waren.
Die Pause ist eigens festzuhalten. Sie ist keine Arbeitszeit, und ohne sie sieht ein Neun-Stunden-Tag wie neun Arbeitsstunden aus.
Die Spalte, die auf fast keiner Vorlage steht — und die einzige, mit der sich hinterher sagen lässt, ob eine Baustelle Geld gebracht hat.
Ein Wort genügt: Montage, Anfahrt, Aufmaß, Gewährleistung. Damit lässt sich unterscheiden, was verrechenbar war und was nicht.
Der unterschriebene Zettel ist der Unterschied zwischen einer Behauptung und einem Nachweis. Das gilt in beide Richtungen.
Sie muss zur Lohnverrechnung passen. Weicht sie ab, findet man den Fehler nur, wenn die Einzelzeilen noch da sind.
Die Pflicht
Kurz und ohne Panikmache — die Grundregel, mehr nicht.
§ 26 Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Die Aufzeichnung muss nachvollziehbar machen, wann gearbeitet wurde und wann die Ruhepausen lagen. Wer statt Beginn und Ende nur eine Tagessumme notiert, erfüllt das in der Regel nicht.
Für Bauarbeiten kommt eine zweite Ebene dazu: nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz sind Lohnunterlagen — und dazu zählen die Arbeitszeitaufzeichnungen — bei einer Kontrolle am Einsatzort bereitzuhalten. Ein Ordner im Büro hilft dem Vorarbeiter auf der Baustelle nicht.
Der praktisch wichtigste Punkt steht in keinem Gesetz: fehlen die Aufzeichnungen, steht im Streit über Überstunden die Aussage des Mitarbeiters gegen keine Aufzeichnung. Wer nichts vorlegen kann, hat die schlechtere Position — unabhängig davon, wer im Recht ist.
Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung. Welche Aufzeichnungen Ihr Betrieb genau führen muss, hängt von Kollektivvertrag, Arbeitszeitmodell und Gewerbe ab — im Zweifel bei der Wirtschaftskammer oder Ihrem Steuerberater nachfragen.
Danach
Diese Vorlage ist ehrlich gemeint. Für einen Ein-Personen-Betrieb mit zwei Baustellen im Monat ist Papier vollkommen ausreichend.
Der Zettel liegt bis Monatsende im Auto. Bis er im Büro ist, ist die Baustelle abgeschlossen und die Nachkalkulation nur noch Statistik.
Jede Zeile wandert von Hand in die Lohnverrechnung und ein zweites Mal in die Nachkalkulation. Zweimal abschreiben heisst zweimal Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Wie viele Stunden auf Auftrag 2024-118 gingen, steht auf sechs Zetteln von vier Mitarbeitern. Die Antwort dauert eine halbe Stunde — oder sie wird nie gestellt.
In apvros erfasst der Mitarbeiter die Stunde direkt zum Auftrag — mit Baustelle, Tätigkeit und Pause, so wie auf dieser Vorlage. Der Unterschied: die Zahl ist am selben Abend im Büro und in der Nachkalkulation.
Kostenlose Demo anfragenWas Zeiten kosten und bringen
Die Aufzeichnung soll nachvollziehbar machen, wann gearbeitet wurde. Eine reine Tagessumme leistet das nicht — sie zeigt nicht, ob am Abend oder am Sonntag gearbeitet wurde, und damit auch nicht, ob Zuschläge angefallen sind. Deshalb hat diese Vorlage eigene Spalten für Beginn, Ende und Pause.
Für bestimmte feste Arbeitszeitmodelle gibt es vereinfachte Formen. Ob Ihr Betrieb darunter fällt, klärt der Kollektivvertrag.
Arbeitszeitaufzeichnungen gehören zu den Unterlagen, die bei Kontrollen vorzulegen sind, und sie sind lohnrelevant. In der Praxis werden sie deshalb wie andere lohn- und steuerrelevante Belege aufbewahrt. Die genaue Frist hängt davon ab, wofür die Unterlage gebraucht wird — bei der Wirtschaftskammer oder beim Steuerberater gibt es dazu eine verbindliche Auskunft.
Praktischer Rat unabhängig von der Frist: wegwerfen erst, wenn auch die dazugehörige Baustelle endgültig abgerechnet und die Gewährleistung abgelaufen ist.
Ja, und in der Praxis macht es fast immer der Mitarbeiter. Die Pflicht bleibt trotzdem beim Arbeitgeber: er muss dafür sorgen, dass die Aufzeichnung geführt wird und stimmt. Deshalb hat die Vorlage zwei Unterschriftsfelder — der Mitarbeiter bestätigt die Zeiten, der Betrieb nimmt sie zur Kenntnis.
Weil ein Stundenzettel ohne Zuordnung zur Baustelle nur der Lohnverrechnung dient. Mit der Spalte dient er auch der Kalkulation: Sie können hinterher sehen, wie viele Stunden ein Auftrag wirklich gekostet hat, und den nächsten besser anbieten.
Das ist die eine Spalte, die auf den meisten kostenlosen Vorlagen fehlt — und die einzige, die Geld bringt.
Der Stundenzettel ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters — sie geht in die Lohnverrechnung. Der Regiebericht ist ein Nachweis gegenüber dem Auftraggeber über Arbeiten, die nicht im Pauschalpreis enthalten sind, und wird vom Kunden gegengezeichnet.
Beide betreffen dieselben Stunden, haben aber verschiedene Empfänger. Wer nur Stundenzettel führt, kann Regiearbeit oft nicht durchsetzen.