Was ebInterface ist, wer wirklich verpflichtet ist — und wer nicht. Ohne Panikmache: Für die meisten Handwerksbetriebe in Österreich besteht derzeit keine Pflicht. Wer aber für den Bund arbeitet, hat sie seit 2014. Stand August 2026.
Zuerst die Frage, die zählt
Zu diesem Thema kursiert viel Halbwissen, meist mit einer Jahreszahl und dem Wort „Pflicht". Die Lage ist einfacher, als sie gemacht wird.
Verpflichtet, und zwar seit 1. Jänner 2014. Rechnungen an Bundesdienststellen müssen elektronisch und strukturiert eingebracht werden. Papier oder PDF per Mail reichen nicht.
Kommt darauf an. Viele Länder und Gemeinden nehmen E-Rechnungen entgegen, eine flächendeckende Pflicht wie beim Bund gibt es dort aber nicht. Fragen Sie bei Ihrem Auftraggeber nach.
Keine Pflicht. Eine allgemeine B2B-Verpflichtung für Inlandsrechnungen gibt es in Österreich derzeit nicht. Für innergemeinschaftliche Lieferungen kommt sie 2030.
Wenn Sie also ausschließlich für private Bauherren und Firmen arbeiten, können Sie diese Seite hier beenden — Sie sind nicht betroffen. Alles Weitere ist für die anderen beiden Fälle.
Der Begriff
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per Mail. Das ist der häufigste Irrtum. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung — ein Mensch kann es lesen, ein Buchhaltungssystem nicht. Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, in der jedes Feld maschinenlesbar ausgezeichnet ist: Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuersatz, Bankverbindung.
ebInterface ist das österreichische Format dafür, entwickelt von AUSTRIAPRO. Die aktuelle Fassung ist ebInterface 5.0. Daneben wird für Rechnungen an den Bund auch das internationale Format PEPPOL UBL akzeptiert.
Für Sie als Handwerksbetrieb heißt das im Alltag: Ihre Software muss die Rechnung in diesem Format ausgeben können. Von Hand ist das nicht zu machen — es ist eine XML-Datei mit strengen Regeln, kein Formular zum Ausfüllen.
Deutschland arbeitet mit XRechnung und ZUGFeRD. Das sind andere Formate. Eine Software, die nur die deutschen Formate ausgibt, erzeugt für eine österreichische Bundesdienststelle keine gültige Rechnung.
Das ist der Grund, warum diese Frage bei der Auswahl einer Handwerkersoftware auftaucht: Mehrere in Österreich beworbene Anbieter kommen aus Deutschland, und auf ihren öffentlichen Seiten findet sich zu ebInterface nichts. Im Anbietervergleich ist das eine eigene Zeile.
Der Weg
Es gibt zwei übliche Wege, und beide setzen voraus, dass Ihre Software die Datei erzeugen kann.
Der klassische Weg. Sie brauchen einen USP-Zugang für Ihren Betrieb und reichen die Rechnung über erechnung.gv.at ein. Für einzelne Rechnungen geht das auch über ein Webformular — bei einer Handvoll Rechnungen im Jahr ist das vertretbar, bei mehr wird es zur Beschäftigung.
Das europäische Netzwerk für elektronische Beschaffung. Ihre Software übergibt die Rechnung an einen Zugangspunkt, der sie zustellt. Für Betriebe mit regelmässigen öffentlichen Aufträgen der bequemere Weg, weil nichts mehr von Hand hochgeladen wird.
Die praktische Frage an jeden Softwareanbieter lautet deshalb nicht „können Sie E-Rechnung?“ — das bejahen alle, weil PDF auch irgendwie elektronisch ist. Fragen Sie: „Erzeugen Sie ebInterface 5.0, und wie kommt die Datei zum Bund?“ Die Antwort trennt sehr schnell.
Ausblick
Ein realistischer Blick nach vorn, ohne die Dringlichkeit aufzublasen, die manche Anbieter gerade verkaufen.
Für einen typischen österreichischen Handwerksbetrieb, der für Private und Firmen im Inland arbeitet, besteht also kein Handlungsdruck. Wer öffentliche Aufträge annehmen will oder über die Grenze liefert, sollte die Frage bei der Softwareauswahl trotzdem stellen — es ist erheblich billiger, das gleich mitzunehmen, als später zu wechseln.
In der Praxis
apvros erzeugt E-Rechnungen im österreichischen Format ab dem Grundumfang — nicht erst in einem höheren Paket. Sie schreiben die Rechnung wie jede andere; das Format entsteht beim Ausgeben.
Dazu kommt, was im Alltag davor passiert: Materialpositionen kommen per DATANORM mit aktuellen Preisen aus dem Katalog Ihres Großhändlers, und mit OCI füllen Sie den Warenkorb beim Großhändler und übernehmen ihn direkt ins Angebot. Eine korrekte E-Rechnung nützt wenig, wenn die Positionen darin von Hand getippt sind.
In der kostenlosen Demo nehmen wir eine echte Rechnung aus Ihrem Betrieb und gehen den Weg bis zur fertigen E-Rechnung durch. Dann sehen Sie an Ihrem eigenen Beleg, wie es funktioniert — statt an Beispieldaten.
Kostenlose Demo anfragenNein. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, ein Buchhaltungssystem nicht. Eine E-Rechnung im Sinne der Vorschriften ist eine strukturierte Datei, in der jedes Feld maschinenlesbar ausgezeichnet ist. In Österreich ist das ebInterface, daneben wird PEPPOL UBL akzeptiert.
Nur wenn Sie Vertragspartner des Bundes sind — dann seit 1. Jänner 2014. Für Rechnungen an Länder und Gemeinden gibt es keine flächendeckende Pflicht, viele nehmen E-Rechnungen aber entgegen; fragen Sie beim Auftraggeber nach. Für Rechnungen an Private und Firmen im Inland besteht derzeit keine Verpflichtung.
ebInterface ist das österreichische XML-Format für elektronische Rechnungen, entwickelt von AUSTRIAPRO. Die aktuelle Fassung ist ebInterface 5.0. Für Rechnungen an den Bund wird diese akzeptiert, ebenso das internationale Format PEPPOL UBL.
Das sind die deutschen Formate. Sie sind für Österreich nicht einschlägig: Eine Software, die nur XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt, erzeugt für eine österreichische Bundesdienststelle keine gültige Rechnung. Bei Anbietern aus Deutschland lohnt sich deshalb die ausdrückliche Nachfrage nach ebInterface.
Über das Unternehmensserviceportal (USP) auf erechnung.gv.at oder über das PEPPOL-Netzwerk. Für einzelne Rechnungen gibt es ein Webformular; bei regelmässigen öffentlichen Aufträgen ist der Weg über die Software deutlich weniger Arbeit, weil nichts von Hand hochgeladen werden muss.
Für innergemeinschaftliche Lieferungen ja: Die EU-Richtlinie ViDA sieht das ab 1. Juli 2030 vor. Eine allgemeine österreichische B2B-Pflicht für Inlandsrechnungen gibt es mit Stand August 2026 nicht. Angebote, die mit einer unmittelbar bevorstehenden Pflicht für alle werben, sollten Sie kritisch lesen.
Ja, und nein. E-Rechnung im österreichischen Format ist ab dem Grundumfang enthalten, nicht erst in einem höheren Paket. Sie schreiben die Rechnung wie jede andere, das Format entsteht beim Ausgeben.
Als Empfänger sind Sie in Österreich derzeit nicht verpflichtet, E-Rechnungen in strukturierter Form anzunehmen. Sinnvoll ist es trotzdem: Wenn Lieferanten strukturierte Rechnungen schicken, spart die automatische Übernahme das Abtippen. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater, der kennt Ihre Belegwege.