Der Beleg über einen Kundendiensteinsatz: Anfahrt, Störungsbild, Arbeitszeit, Material — und die Unterschrift des Kunden, solange Sie noch vor Ort sind. Mit einer Spalte für die Art der Leistung, weil sich daran entscheidet, was verrechnet werden kann.
Die Vorlage
Ein Blatt je Einsatz: Anfahrt, Arbeitszeit, Material, Unterschrift. Für Kundendienst, Störung und Wartung.
Nichts wird gespeichert und nichts übertragen — das Formular liegt nur in Ihrem Browser.
| Art | Tätigkeit / Störungsbild | von | bis | Std. | Material / Menge |
|---|---|---|---|---|---|
| Summe Stunden inklusive Anfahrt | |||||
In die Spalte "Art" gehört, um welche Leistung es sich handelt: Anfahrt, Störungsbehebung, Wartung oder Gewährleistung. Genau diese Unterscheidung entscheidet später, was verrechnet wird und was nicht.
Was hineingehört
Ein Arbeitsnachweis ist schnell ausgefüllt. Die Zeile, an der später Geld hängt, wird trotzdem regelmäßig leer gelassen.
Anfahrt ist eine eigene Position mit eigenem Satz. Wer sie in die Arbeitszeit einrechnet, verschenkt sie — oder muss sie später erklären.
Störung, Wartung oder Gewährleistung. Das ist die Zeile, die fast immer fehlt, und sie entscheidet, ob der Einsatz verrechnet wird oder auf Ihre Kosten geht.
Was der Kunde gemeldet hat und was Sie vorgefunden haben. Bei wiederkehrenden Störungen an derselben Anlage ist das nach dem dritten Mal Gold wert.
Je Zeile, nicht als Summe am Ende. Sonst steht in der Rechnung eine Materialpauschale, die niemand nachvollziehen kann.
Solange Sie da sind, unterschreibt der Kunde. Zwei Wochen später ist es eine Bitte per E-Mail — und die wird nicht beantwortet.
Abgrenzung
Drei Blätter, drei Empfänger. Wer sie verwechselt, verrechnet zu wenig.
Der Arbeitsnachweis belegt einen einzelnen Serviceeinsatz beim Kunden: Anfahrt, Störung, Behebung, Material. Empfänger ist der Kunde, und er unterschreibt vor Ort. Das ist das Blatt für Kundendienst und Wartung.
Der Regiebericht belegt Arbeiten auf einer Baustelle, die nicht im Pauschalpreis enthalten sind. Dort geht es um die Frage, wer die Zusatzarbeit angeordnet hat — deshalb hat er ein Feld dafür, das der Arbeitsnachweis nicht braucht.
Der Stundenzettel ist die Arbeitszeitaufzeichnung für den eigenen Betrieb und die Lohnverrechnung. Der Kunde sieht ihn nie.
Dieselbe Stunde landet dadurch auf zwei Blättern: einmal als Arbeitszeit des Mitarbeiters, einmal als verrechenbare Leistung gegenüber dem Kunden. Genau dieses doppelte Erfassen ist der häufigste Anlass, auf eine Software umzustellen.
In apvros erfasst der Techniker den Einsatz beim Kunden: Anfahrt und Arbeitszeit getrennt, Material aus dem Katalog, Unterschrift am Display. Die Rechnung entsteht daraus per Klick — ohne dass jemand ein Blatt abschreibt.
Kostenlose Demo anfragenWartung und Kundendienst
Der Arbeitsnachweis belegt einen Serviceeinsatz beim Kunden — Anfahrt, Störung, Behebung, Material. Der Regiebericht belegt Arbeiten auf einer Baustelle, die über den vereinbarten Pauschalpreis hinausgehen.
Der entscheidende Unterschied liegt im Feld für die Anordnung: beim Regiebericht muss festgehalten werden, wer die Zusatzarbeit beauftragt hat, weil genau das später bestritten wird. Beim Serviceeinsatz gibt es diese Frage nicht — der Kunde hat angerufen.
Verpflichtet ist niemand dazu, aber es ist die einzige Art, sie verlässlich zu verrechnen. Anfahrt wird üblicherweise anders bepreist als Arbeitszeit — pauschal, nach Kilometern oder mit eigenem Satz. Steckt sie in der Arbeitszeit, verschwindet sie in der Rechnung.
Deshalb hat diese Vorlage die Spalte "Art": dort steht Anfahrt als eigene Zeile, mit eigener Zeit.
Weil sich daran entscheidet, wer zahlt. Eine Störungsbehebung wird verrechnet. Eine Nachbesserung im Rahmen der Gewährleistung nicht. Eine Wartung läuft gegen den Wartungsvertrag.
Wenn das erst im Büro entschieden wird, entscheidet es jemand, der nicht dabei war. Ein Wort auf dem Blatt vor Ort spart diese Rückfrage — und verhindert, dass ein verrechenbarer Einsatz aus Unsicherheit gutgeschrieben wird.
In der Praxis ja, und sie ist der Papierunterschrift überlegen: sie ist sofort im Büro, sie geht nicht verloren, und sie trägt einen Zeitstempel. Genau so arbeitet apvros — Unterschrift am Display, Rechnung daraus.
Diese Vorlage ist für den Fall, dass es noch auf Papier läuft. Sie ist vollständig nutzbar, und wenn sie reicht, reicht sie.