Ratgeber für Handwerksbetriebe: DATANORM, Arbeitszeit, E-Rechnung.
Drei Fragen, die jeder Betrieb irgendwann hat – mit der Rechtslage in Österreich, den Paragrafen dazu und dem, worauf es in der Praxis ankommt.
DATANORM: Was es ist und wie Sie es nutzen
Stand Oktober 2026
Kurz gesagt
DATANORM ist das Dateiformat, in dem Großhändler ihre Artikel mit Texten, Einheiten, Preisen und Rabattgruppen an Handwerksbetriebe liefern. Statt Preise abzutippen, lesen Sie die Datei in Ihre Software ein und rechnen Angebote mit den aktuellen Einkaufspreisen.
Was in einer DATANORM-Datei steht
- Artikelnummer, Kurz- und Langtext, oft auch die EAN
- Mengeneinheit und Preiseinheit (je Stück, je 10, je 100, je Meter)
- Listenpreis und Rabattgruppe – Ihr Einkaufspreis ergibt sich aus Listenpreis minus Ihrem Rabatt
- Warengruppen, nach denen Sie später suchen und Aufschläge setzen
DATANORM 4 und DATANORM 5
Im Umlauf sind vor allem zwei Versionen. DATANORM 4 ist am weitesten verbreitet und kommt meist als mehrere Dateien – etwa DATANORM.001 mit den Artikeln, DATPREIS.001 mit den Preisen und eigene Dateien für Rabatt- und Warengruppen. DATANORM 5 erlaubt längere Texte und mehr Angaben je Artikel. Fragen Sie Ihren Großhändler, welche Version er liefert; eine gute Software liest beide.
So kommen Sie zur Datei
Im Kundenkonto des Webshops Ihres Großhändlers oder über den Außendienst. Wichtig: verlangen Sie die Datei mit Ihren Konditionen, sonst rechnen Sie mit Listenpreisen. Die meisten Großhändler stellen regelmäßig neue Preisdateien bereit – wer sie einspielt, kalkuliert nie mit dem Preis vom letzten Jahr.
Die drei häufigsten Fehler
- Preiseinheit übersehen: ein Preis „je 100 Stück“ wird als Stückpreis gelesen, und das Angebot ist hundertfach zu teuer – oder zu billig.
- Rabatte vergessen: ohne Rabattgruppen bleibt der Listenpreis stehen, und der Aufschlag stimmt nicht mehr.
- Alte Kataloge behalten: wer nur einmal importiert, hat nach einem Jahr Preise, die es nicht mehr gibt.
DATANORM, IDS und OCI – der Unterschied
DATANORM bringt den ganzen Katalog als Datei in Ihre Software. IDS und OCI sind dagegen Verbindungen zum Webshop des Großhändlers: Sie legen dort einen Warenkorb an und übernehmen ihn ins Angebot. Für die Kalkulation mit eigenen Preisen reicht DATANORM; die Shop-Verbindung spart beim Bestellen Zeit.
So macht es apvros
apvros liest DATANORM-Dateien Ihrer Großhändler ein, vergleicht die Preise mehrerer Lieferanten für denselben Artikel und zeigt den Preisverlauf. Den Aufschlag je Lieferant ändern Sie auf einmal, und Ihre Positionen rechnen mit, wenn sich ein Einkaufspreis ändert.
Arbeitszeit aufzeichnen: was § 26 AZG verlangt
Stand Oktober 2026
Kurz gesagt
In Österreich muss der Arbeitgeber die geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters aufzeichnen (§ 26 Abs. 1 AZG). Fehlen die Aufzeichnungen, verfallen Ansprüche auf Überstunden nicht nach den üblichen Fristen – das ist im Streitfall der teuerste Punkt.
Die Pflicht
Der Arbeitgeber führt in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden (§ 26 Abs. 1 AZG). Bei einem Durchrechnungszeitraum gehören auch dessen Beginn und Dauer dazu. Das Arbeitsinspektorat darf Einsicht verlangen (Abs. 6).
Wer schreibt auf?
Bei Gleitzeit kann vereinbart werden, dass die Mitarbeiter selbst aufzeichnen. Dann muss der Arbeitgeber sie anleiten, sich die Aufzeichnungen am Ende der Gleitzeitperiode aushändigen lassen und sie kontrollieren (Abs. 2). Die Verantwortung bleibt also beim Betrieb – auch wenn der Monteur den Zettel schreibt.
Erleichterungen
- Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden, wenn Beginn und Ende per Betriebsvereinbarung oder schriftlicher Einzelvereinbarung festgelegt sind – oder ein Zeitraum, in dem die Pause genommen wird – und das auch eingehalten wird (Abs. 5).
- Bei schriftlich festgelegter fixer Arbeitszeit reicht es, die Einhaltung am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode zu bestätigen; laufend aufzuzeichnen sind nur Abweichungen (Abs. 5a). Auf der Baustelle mit Fahrzeiten und Regiearbeit sind Abweichungen allerdings die Regel.
Was Mitarbeiter verlangen können
Jeder Mitarbeiter hat einmal im Monat Anspruch auf eine kostenlose Übermittlung seiner Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn er sie nachweislich verlangt (Abs. 8).
Warum das Geld kostet
Fehlen Aufzeichnungen und ist die tatsächliche Arbeitszeit deshalb nicht feststellbar, sind Verfallsfristen gehemmt (Abs. 9). Überstunden, die nach Kollektivvertrag längst verfallen wären, können dann noch eingeklagt werden. Dazu kommen Verwaltungsstrafen nach § 28 AZG. Ein Stundenzettel, der am Freitag aus dem Gedächtnis geschrieben wird, schützt davor wenig.
So macht es apvros
In apvros stempeln Mitarbeiter am Handy – Start, Pause, Ende, mit Standort und direkt auf Baustelle und Tätigkeit, auch ohne Netz. Die Stunden sind sofort im Büro, Arbeitszeitmodelle und Überstunden-Saldo rechnet die Zeit-Verwaltung mit, und den Monatsbericht geben Sie dem Mitarbeiter, wenn er ihn nach Abs. 8 verlangt.
E-Rechnung in Österreich: ebInterface, USP und was ab 2030 kommt
Stand Oktober 2026
Kurz gesagt
Wer an Bundesdienststellen liefert, muss seit 1. Jänner 2014 elektronisch abrechnen – über das Unternehmensserviceportal (USP) im Format ebInterface oder über PEPPOL. Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht; ab Juli 2030 kommt sie EU-weit für grenzüberschreitende Geschäfte.
Rechnungen an den Bund
Seit 1. Jänner 2014 nehmen Bundesdienststellen nur noch E-Rechnungen an; ausgenommen sind Barzahlungen und sofort bezahlte Rechnungen. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung in diesem Sinn – gemeint ist eine strukturierte Datei, die der Empfänger automatisch verarbeiten kann.
Zwei Wege, zwei Formate
- Über das USP: Registrierung, dann die Anwendung „E-Rechnung an den Bund“ aktivieren. Hochladen lässt sich eine ebInterface-Datei; wer keine Software hat, kann die Rechnung auch in ein Formular tippen.
- Über PEPPOL, das europäische Netz für E-Rechnungen, im Format PEPPOL BIS (UBL).
- Bei ebInterface werden seit 2023 nur noch die Versionen 4.3, 5 und 6 angenommen – ältere Versionen lehnt das USP ab.
Länder, Gemeinden und Firmenkunden
Für Bundesländer und Gemeinden gibt es keine gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen; viele nehmen sie dennoch an oder verlangen sie in der Ausschreibung. Zwischen Unternehmen ist die E-Rechnung in Österreich derzeit freiwillig – anders als in Deutschland, wo Betriebe sie seit 2025 empfangen können müssen.
Was 2030 kommt
Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA, Richtlinie 2025/516) wird die E-Rechnung ab 1. Juli 2030 für Geschäfte zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern Pflicht. Wer heute schon ebInterface schreibt, hat den größten Teil des Weges hinter sich.
So macht es apvros
apvros erstellt Rechnungen als E-Rechnung nach ebInterface – im Grundumfang, ohne Zusatzmodul. Teil-, Schluss- und Regierechnungen entstehen mit einem Klick aus dem Angebot, mit den österreichischen Steuersätzen.
Häufige Fragen.
Was ist DATANORM?
DATANORM ist das Dateiformat, in dem Großhändler ihre Artikel mit Texten, Einheiten, Preisen und Rabattgruppen an Handwerksbetriebe liefern. Statt Preise abzutippen, lesen Sie die Datei in Ihre Software ein und rechnen Angebote mit den aktuellen Einkaufspreisen.
Wie lese ich eine DATANORM-Datei ein?
Sie holen die Datei mit Ihren Konditionen im Kundenkonto des Großhändlers oder beim Außendienst und importieren sie in Ihre Handwerkersoftware. Achten Sie auf die Preiseinheit (je 1, 10 oder 100 Stück) und darauf, dass die Rabattgruppen mitkommen – sonst rechnen Sie mit Listenpreisen.
Muss ich in Österreich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter aufzeichnen?
In Österreich muss der Arbeitgeber die geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters aufzeichnen (§ 26 Abs. 1 AZG). Fehlen die Aufzeichnungen, verfallen Ansprüche auf Überstunden nicht nach den üblichen Fristen – das ist im Streitfall der teuerste Punkt.
Dürfen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst aufschreiben?
Bei Gleitzeit ja, wenn es vereinbart ist. Der Arbeitgeber muss sie aber anleiten, die Aufzeichnungen am Ende der Gleitzeitperiode einfordern und kontrollieren (§ 26 Abs. 2 AZG). Die Verantwortung bleibt beim Betrieb.
Brauche ich in Österreich eine E-Rechnung?
Wer an Bundesdienststellen liefert, muss seit 1. Jänner 2014 elektronisch abrechnen – über das Unternehmensserviceportal (USP) im Format ebInterface oder über PEPPOL. Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht; ab Juli 2030 kommt sie EU-weit für grenzüberschreitende Geschäfte.
Was ist ebInterface?
ebInterface ist das österreichische XML-Format für E-Rechnungen, herausgegeben von AUSTRIAPRO in der Wirtschaftskammer. Der Bund nimmt es über das Unternehmensserviceportal an, derzeit in den Versionen 4.3, 5 und 6.
Quellen
- Arbeitszeitgesetz (AZG), § 26 – Rechtsinformationssystem des Bundes (ris.bka.gv.at)
- E-Rechnung an den Bund – Unternehmensserviceportal (usp.gv.at) und erb.gv.at
- Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA)
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihre Kammer.
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